| 11/03/2019

APPEL D’OFFRE INTERNATIONAL – T/99ACT/HQ/VOYAGEHUB/25-02-2019/001 – Services d’agence de voyages spécialisée dans les voyages et déplacements humanitaires – REPONSES AUX QUESTIONS, PRECISIONS & EXTENSION DE LA PERIODE D’OUVERTURE

APPEL D’OFFRE INTERNATIONAL – T/99ACT/HQ/VOYAGEHUB/25-02-2019/001 – Services d’agence de voyages spécialisée dans les voyages et déplacements humanitaires – REPONSES AUX QUESTIONS, PRECISIONS & EXTENSION DE LA PERIODE D’OUVERTURE

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  1. Réponses aux questions

 

  1. Sites de publication

Cet appel d’offre est disponible sur les sites suivants :

https://www.iapg.org.uk

www.acted.org

  1. Cahier des charges : 3.1 : P4 :

La présentation des assurances obligatoires et facultatives liées au voyage et/ou moyens de transport qu’il appartiendra au groupe ACTED de souscrire le cas échéant = qu’entendez-vous par assurances obligatoires ? y’a des situations dans lesquelles vous désirez des assurances ?     

Réponse :

Ce sont aux soumissionnaires de spécifier si des assurances obligatoires sont à prévoir dans le cadre de leur prestation voyage ou si des assurances facultatives sont proposées (le mentionner dans le formulaire d’offre de service clairement).

 

  1. Cahier des charges : 3.5 P7 :

ACTED paie pour toutes les compensations carbones de ses déplacements ?      

Réponse :

ACTED souhaite effectivement que l’ensemble des billets voyage émis fassent l’objet d’une compensation carbone ; à noter que le coût de cette compensation doit être bien distinct sur chaque billet et faire l’objet d’un reporting trimestriel distinct.

Voir section 3.5 – page 7 : « Sauf demande contraire d’ACTED, le prestataire doit inclure au prix de chaque billet d’avion, de train ou de location de voiture et de manière distincte et visible, une compensation carbone exprimée en EUR. »

Voir section 7 – page 12 : « Enfin, un reporting trimestriel distinct doit également être fait sur l’ensemble de la compensation carbone. »

  

  1. Cahier des charges : p11 : 6.

Conditions de livraison : Tout retard de livraison entraîne l’application de pénalités dans les conditions prévues à l’accord cadre valant acte d’engagement et Cahier des Clauses Administratives Particulières = pouvez-vous nous dire plus quant aux conditions de pénalité ?

Réponse :

En cas de non-respect de l’obligation de remettre les propositions de devis dans le délai maximum prévu à compter de la réception de la demande par courriel (voir paragraphe 3.2), le prestataire se verra appliquer sans mise en demeure préalable une pénalité de 20 € par heure de retard à compter de la première heure de retard.

En cas de non-respect des délais de livraison, et sauf cas de force majeure, le prestataire encourt, par jour de retard et sans mise en demeure préalable, une pénalité d’un montant 150€ par jour de retard.

 

  1. Document PRO-06-1_v1.4 Questionnaire pour soumissionnaire 

E-Divers : Pouvons-nous vous produire des lettres attestant les points ci-dessous?

 Votre Entreprise possède-t-elle une politique environnementale ? (Oui/non)
Votre Entreprise possède-t-elle une politique de commerce éthique ? (Oui/non)
Votre Entreprise possède-t-elle une politique anti-terroriste ? (Oui/non)

Réponse :

Une lettre attestant de ces points peut effectivement être jointe à votre dossier, à la condition qu’elle soit signée par les dirigeants de votre société. Les politiques en question doivent être également jointes.

Une politique s’entend ici comme l’ensemble des principes et règles que la société convient d’appliquer dans l’exercice de ses activités ; toute politique doit faire apparaître clairement les moyens de lutte contre/pour les sujets mentionnés, ainsi que les mesures de prévention appliquées at minima.

 

  1. Listes des documents justificatifs ; 9 justificatifs demandés 

Preuves de contrats similaires ; pourriez-vous clarifier ce point, s’il vous plait ?

Réponse :

Nous souhaitons recevoir des éléments démontrant de relations contractuelles avec des clients similaires à ACTED (secteur ONG, taille et contraintes similaires). Vous pouvez joindre des contrats en y enlevant tout élément confidentiel, ou à défaut des lettres de recommendation de clients similaires.

 

Profil de la société; pourriez-vous clarifier ce point, s’il vous plait ?

Réponse :

Une plaquette de presentation de votre société peut être jointe présentant les chiffres, produits & services clefs, clients actuels, organigrammes, gouvernance, etc.

  

Particularités du chef de la direction et du personnel clé ; pourriez-vous clarifier ce point, s’il vous plait ?

Réponse :

Nous exigeons sur ce point l’organigramme de la Direction Générale de la société au minimum et la structure de vos équipes amenées à prendre en charge ACTED si vous deviez être retenu.

 

Licence de commerce, Statuts et certificat de constitution, Preuve de commerce / concession / agent ; Pouvons-nous produire 1 document reprenant ces 3 documents ?

Réponse :

Oui, tant que le document est le document type officiel du pays dans lequel est établi vitre siège social (KABIS ou équivalent).

 

  1. C-Expérience ;

Dans quels pays votre entreprise a-t-elle exporté et / ou géré des projets au cours des 3 dernières années ? Pourriez- vous clarifier ce point s’il vous plait ? Faites-vous références aux voyages ?

Réponse :

Oui, nous faisons référence aux voyages. Vous pouvez ici mentionner vos clients basés hors France et Suisse et de taille, contraintes, données similaires à ACTED

 

  1. Document PRO-06 version 1.3 – Formulaire d’offre de prix

Description des services – Points 5.8 & 5.9 ; Amadeus Licence Agence & Installation Licence Agence 

Réponse :

A détailler uniquement si vous seriez amenés à utiliser cette plateforme dans le cadre du contrat, notamment si le service nous est facturé. Dans ce cas, merci de faire apparaître sur votre offre de prix le coût de la refacturation.

 

  1. Concerne la grille d’évaluation ;

Doit-on compléter la grille d’évaluation ?

Réponse :

La grille d’évaluation intitulée autrement « Tableau de conformité fonctionnelle rempli (format PRO-06-5) » doit effectivement être remplie.

 

Services proposés ; vous demandez à ce que les billets soient émis en France ou en Suisse- Pouvons- nous vous demander les raisons ?

Réponse :

Cette condition apparaît dans le formulaire Tableau de conformité fonctionnelle rempli (format PRO-06-5), mais ne représente pas une condition obligatoire du cahier des charges. Par conséquent, il faut renseigner en commentaire cet élément si vous étiez dans l’impossibilité d’émettre depuis la France ou la Suisse dans ce formulaire.

 

Outils de réservation en ligne (online-boarding tool – OBT) : TRF (Travel Request Form) & Ordre de mission ; est-ce que ces documents doivent être signés/ approuvés par le management avant la soumission au booker. Pourriez-vous nous expliquer votre processus interne à ce sujet, s’il vous plait ?

Réponse :

Dans le cadre du service assuré par le point focal siège des entités du groupe ACTED, le TRF (Travel Request Form) serait effectivement reçu par cette personne qui effectuera un filtre (à savoir validé ou non par le responsable interne) avant de faire appel au booker/outil de réservation en ligne. L’OBT doit permettre à cette étape de joindre à la demande de réservation des documents type Ordre de mission & TRF.

Dans le cadre du self-service par le passager directement, l’OBT doit permettre :

  1. Au demandeur de joindre à sa demande de réservation en ligne des document type Ordre de mission & TRF
  2. Puis une étape de validation par le point focal siège des entités du groupe ACTED avant validation de la réservation & émission du billet.

 

Pourrait-on recevoir une copie de l’ordre de mission et autres documents pertinents dans le processus de réservation/approbation ?

Réponse :

Vous trouverez ces documents joints à ce document (il s’agit d’exemples).

Reporting & suivi qualité ; Génération de rapports trimestriels compilant preuves de voyage & vols effectués ; Pourriez-vous nous en dire plus sur les preuves de voyages, s’il vous plait ?

Réponse :

Il peut s’agir ici de la carte d’embarquement (boarding pass) ou tout autre document permettant de certifier que le voyageur a bien effectué le vol

 

Rapport de transaction envoyé à chaque opération par téléphone, E-mail ou. le Online Booking Tool faisant apparaître les 4 offres proposées, l’offre sélectionnée et la justification en cas de sélection d’une offre plus chère ; concerne la demande des 4 offres proposées ; Est-ce que l’ajout des mentions dans un champs analytique ; compagnies aériennes et le cout du billet, pourrait convenir ?

Réponse :

Les compagnies aériennes proposées, les coûts des différents billets, les horaires, le routing, l’allocation bagages, les conditions d’annulation/modification et le confort de classe doivent tous apparaître dans ce rapport.

 

  1. Précisions – standard requis en matière de compensation carbone

Concernant le standard requis en matière de compensation carbone (section 3.5), “Sauf demande contraire d’ACTED, le prestataire doit inclure au prix de chaque billet d’avion, de train ou de location de voiture et de manière distincte et visible, une compensation carbone exprimée en EUR. Le montant de cette compensation doit être conforme aux règles établies par le Mécanisme de Développement Propre et reversé à un organisme agrée avec lequel le prestataire a établi un accord de partenariat. », ACTED souhaite apporter la précision suivante :

Le mécanisme de compensation carbone doit faire exclusivement appel à des projets certifiés « Gold standard ». Ce standard peut être consulté ici : https://www.goldstandard.org.

 

  • Extension de la période d’ouverture

Afin de permettre à l’ensemble des potentiels soumissionnaires de tenir compte de ces réponses & précisions dans leur offre de service, la période d’ouverture de cet appel d’offre est étendue jusqu’au lundi 25 mars 2019 (25/03/2019) à 18h.

 

 

Les autres termes de l’appel d’offre T/99ACT/HQ/VOYAGEHUB/25-02-2019/001 restent inchangés.

 

T/99ACT/HQ/VOYAGEHUB/25-02-2019/001 - Services d’agence de voyages spécialisée dans les voyages et déplacements humanitaires

March 2019

REPONSES AUX QUESTIONS, PRECISIONS & EXTENSION DE LA PERIODE D'OUVERTURE
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March 2019

Exemple - Ordre de mission
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Exemple - Demande de congé
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