CDD | 12 mois | Novembre 2018

ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 11 millions de bénéficiaires dans 37 pays. Nos équipes sont composées de 400 employés internationaux et 4600 staff nationaux.

ACTED Soudan du Sud

ACTED répond aux besoins urgents des populations déplacées en termes de sécurité alimentaire, avec des distributions de nourriture dans les camps de déplacés et de réfugiés. ACTED travaille également à l’amélioration de la résilience des populations vulnérables à travers le pays grâce à des distributions de semences, de légumes, de kits et d’outils de pêche. Afin d’améliorer les moyens de subsistance des réfugiés et des populations déplacées, ACTED met en place des activités génératrices de revenus et de développement des actifs. Les équipes encouragent également le développement de techniques innovantes de préservation de la nourriture pour le bétail, des groupes communautaires d’épargne et des écoles agropastorales et rurales.

Rôle et responsabilités principales

    Positionnement et fundraising
    1. Analyse du contexte : Garantir qu’ACTED a une compréhension actualisée du contexte socio-économique du pays, des tendancesdes bailleurs, besoins et manques, de qui fait quoi et où (3W) dans le pays.
    2. Développement et déploiement de la stratégie : Soutenir le développement et la revue des stratégies programming d’ACTED et identifier les opportunités stratégiques de déploiement de l’action d’ACTED dans le pays et en particulier :

  • Repérer les nouveaux secteurs et opportunités d’intervention ;
  • Consolider et stabiliser le programming ;
  • Revoir l’empreinte géographique et thêmatique d’ACTED ;
  • S’assurer que les activités sont pertinentes et qu’elles correspondent aux besoins du pays/des bénéficiaires ;
  • Identifier la valeur ajoutée d’ACTED
  • S’assurer de l’adhésion aux valeurs et principes humanitaires ;
  • Identifier les nouveaux bailleurs, partenaires du secteur privés, ONGs nationales et internationales, think-tank, cercles de recherche, etc… avec lesquels il est possible de travailler en complémentarité et en apportant de la valeur ajoutée.
  • Formaliser une stratégie pays en ligne avec la stratégie régionale/globale.
  • 3. Networking, positionnement et représentation générale :

  • Etablir, maintenir et garantir des relations soutenues avec les bailleurs
  • Etablir, maintenir et développer des relations de travail régulières et productives avec les autres ONG, agences de l’ONU, clusters, groupes de travail, Alliance2015, consortiums et milieu de la recherche.
  • Etablir, maintenir et développer des relations de travail soutenues et régulières avec les autorités du gouvernement du pays et lorsque c’est nécessaire avec les acteurs non étatiques
  • S’assurer qu’ACTED est représenté dans les clusters clefs, groupes de travail, HCT et organismes de coordination des ONG nationales et internationales
  • 4. Relation avec les bailleurs et élaboration de propositions de projets

  • Déclencher les enquêtes de terrain nécessaires pour s’assurer que les propositions de projets sont pertinentes.
  • Superviser la conceptualisation des propositions de projets (cadrage stratégique et opérationnel, cadre logique) en accord avec la stratégie globale, pays et régionale et valider les propositions avant de les soumettre à l’unité de Grant Management du HQ
  • Superviser l’élaboration du budget
  • Conseiller le Département de Développement des Projets sur les approches et réglementations spécifiques à prendre en compte selon les différents bailleurs.
  • 5. Plaidoyer : (Co-)produire des notes stratégiques, des notes de plaidoyer, communiqués de presse pertinents sur les questions humanitaires et de développement.
    6. Communication : Superviser et assurer la production, dans les délais, d’éléments de communication externe en termes de programming, de méthodes et d’enjeux critiques.
    7. Promotion des organisations sœurs d’ ACTED : Se tenir informé et contribuer aux initiatives et tendances globales d’ACTED notamment Impact (REACH, Agora), Convergences et Oxus, les intégrer dans la stratégie pays et favoriser les interactions avec les personnes référentes (HQ/région/pays) selon pertinence.

    Management et Coordination interne

    1. Gestion d’équipe

  • S’assurer que les responsables de départements comprennent et remplissent leur rôle et responsabilités en lien avec les opérations du pays et le HQ/CD.
  • Promouvoir la cohésion, la productivité et le bien-être de l’équipe.
  • Encadrer et soutenir l’équipe pour accroître leurs compétences, leur efficience, leurs performances, suivre la gestion des carrières et faire le lien avec le HQ/CD.
  • Gérer les conflits interpersonnels (internes et externes).
  • 2. Coordination interne

  • Faciliter la communication et le partage d’informations entre les départements afin d’installer un environnement de travail porteur.
    Assurer la mise en place des mécanismes de coordination d’ACTED (WAM, MAR, réunions FLATS, etc.)
  • 3. Gestion de crises/conflits

  • Assurer l’interaction entre l’équipe de soutien de crise du HQ (Psychologues, RH) et l’équipe sur le terrain.
  • Mettre en place et former une équipe de crise au sein du pays.

  • Superviser le déploiement effectif des process et mécanismes de gestion de crise.
  • Suivi de la mise en œuvre des projets
    1.Mise en œuvre et suivi des projets

  • Assurer l’organisation dans les délais des meetings de démarrage et de fin des projets.
  • Fournir un support ad-hoc à la mise en œuvre des projets notamment en réglant les problèmes de manière continue et en trouvant des solutions aux points de blocage.
  • Monitorer les projets par les indicateurs de résultats, les ratios de consommation des budgets et assurer leur clôture dans les temps via l’examen des PMF, BFUs et des rapports.
  • 2. Grant Management: S’assurer que les obligations contractuelles sont respectées en termes de livrables mais également en termes de reportings narratifs et financiers.
    3. Contrôle qualité des projets:

  • S’assurer du développement et de la mise en œuvre d’un système planning de monitoring sur le terrain pour chaque projet.
  • Conduire des visites de terrain sur les sites des projets afin d’une part de les contrôler, de les évaluer et de s’assurer de leur qualité et d’autre part de s’assurer du tutorat des staffs programmes.
  • Superviser, si nécessaire des évaluations de projets/programmes internes et externes et garantir la réalisation des évaluations de bases, périodiques, et finales si besoin.
  • S’assurer que les mécanismes de feedback des bénéficiaires sont en place
  • Soutenir les équipes programme du pays afin qu’elles s’inspirent des meilleures pratiques, éprouvées en interne ou en externe, nationales et/ou globales et qu’elles les mettent à la disposition des autres programmes.
  • 4. Gestion des partenaires

  • S’assurer que tous les partenariats sont constitués d’une part sur la complémentarité et la valeur ajoutée et d’autre part qu’ils sont conçus et gérés de telle sorte qu’ils soient en ligne avec les résultats de la stratégie d’ACTED au niveau national, régional et global.
  • Analyser les partenariats potentiels en utilisant des méthodes de sélection documentées et s’assurer que tous les partenariats sont conformes avec les exigences et les réglementations d’ACTED et des bailleurs.
  • Management FLATS
    1. Gestion Financière

  • Anticiper les risques financiers et les risques de manques de financement.
  • Réduire les risques/conséquences des manques de trésorerie.
  • Contrôler le budget des projets pour éviter les dépassements et les sous-utilisations des fonds.
  • S’assurer que les rapports financiers sont exacts et remis à temps.
  • S’assurer que les prévisions budgétaires sont justes que la gestion de la trésorerie est efficiente.
  • Initier, à chaque fois que c’est possible, des discussions sur les conditions de paiement avec les bailleurs afin d’assurer des liquidités au HQ.
  • S’assurer que les avances de cash du siège sont minimum et que les dettes des bailleurs sont suivies au plus près.
  • S’assurer d’un reporting financier TITANIC exact et dans les délais.
  • 2. Gestion Logistique & IT

  • S’assurer que les achats sont faits dans les temps et en conformité avec les règles d’origine et de nationalité.
  • S’assurer d’une gestion qualitative des achats.
  • S’assurer que la gestion des biens est bien faite et définir/mettre en place la politique d’investissement des biens.
  • S’assurer d’une bonne gestion des stocks
  • S’assurer d’une bonne gestion du système IT, de la sauvegarde et de la sécurité des données et des moyens de défense contre les logiciels malveillants.
  • S’assurer que les moyens de communication sont suffisants et fiables.
  • S’assurer que les rapports TITANIC/IT Logistique sont exacts et faits dans les délais de manière pertinente
  • 3. Gestion RH et Administration

  • S’assurer d’une part que le recrutement du personnel national est transparent et fait à temps et d’autre part contribuer au recrutement du staff international une fois identifié par le HQ.
  • Adapter de façon proactive les structures des équipes en fonction des besoins et des financements.
  • S’assurer que la grille des salaires du staff national est compétitive et en ligne avec les financements disponibles.
  • S’assurer régulièrement des évaluations de performance et du suivi des carrières.
  • S’assurer que les rapports TITANIC RH sont exacts et dans les délais.
  • S’assurer que les exit forms sont réalisés à temps.
  • S’assurer du suivi rigoureux des dossiers individuels
  • 4. Suivi des audits externes

  • S’assurer que les recommandations des audits externes sont suivies.
  • Superviser la préparation des audits externes en étroite collaboration avec le du HQ.
  • 5. Gestion Transparence/Conformité

  • Minimiser les risques de fraude et corruption en s’assurant du respect des procédures FLATS d’ACTED.
  • Gérer les cas de fraudes en lien avec le HQ/CD.
  • S’assurer que l’équipe est informée de la politique d’ACTED de transparence et de lanceurs d’alertes.
  • Garantir le reporting TITANIC exact et dans les délais.
  • 6. Gestion sécurité

  • Analyser le contexte sécuritaire et définir, analyser et évaluer les risques
  • Contribuer à la gestion des crises et incidents sécuritaires sérieux en lien avec le HQ/CD
  • Quand nécessaire, être en lien avec les acteurs pertinents pour s’assurer de l’accès et de l’appui aux interventions.
  • Prendre en compte les risques de sécurité et de sûreté dans l’élaboration des SOP.
  • S’assurer que les bureaux et habitations sont conformes aux standards de sécurité, santé et de sûreté.
  • S’assurer que tous les employés adhèrent aux procédures de sécurité
  • S’assurer que les incidents sécuritaires sont signalés et remontés en temps réel.
  • S’assurer de la transmission des rapports TITANIC de sécurité dans les délais.
  • 7. Suivi de légalisation et d’enregistrement

  • S’assurer qu’ACTED a bien en permanence un enregistrement valide dans le pays lorsque c’est possible.
  • Suivre les cas de litiges en lien avec le HQ/CD.
  • S’assurer de la conformité avec les règles et les réglementations du pays.

Qualifications et compétences requises

  • Etudes supérieures (Master)
  • Capacités rédactionnelles
  • Expérience à l’étranger sur des postes de management de 3 ans minimum.
  • La connaissance de la zone est un atout.
  • Très fortes capacités organisationnelles
  • Expérience en management d’équipes importantes, nationales et internationales
  • Expérience en management de projets, particulièrement avec une composante institutionnelle
  • Expérience dans le domaine de la participation communautaire, le lien avec les autorités locales
  • Compétences en gestion et administration
  • Flexibilité, adaptation, résistance au stress
  • Patience et esprit de négociation, excellentes capacités de communication écrite et oral

Conditions

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