CDD | 6 mois | ASAP

ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 20 millions de bénéficiaires dans 38 pays. Nos équipes sont composées de 450 employés internationaux et 5500 staff nationaux.

ACTED Ukraine

En 2015, ACTED et son partenaire IMPACT Initiatives se sont mobilisés, avec l’Initiative REACH, pour apporter un soutien à la gestion de l’information et aux missions d’évaluation. L’objectif est de permettre une planification et distribution de l’aide humanitaire basée sur des données concrètes et une connaissance fine et actualisée des enjeux. Dans le cadre du Consortium Access, ACTED contribue à un projet d’aide en liquidités pour 3 500 personnes, en proposant des analyses sur la vulnérabilité des populations, des suivis post-distributions et des propositions d’adaptation au conflit. ACTED apporte un appui aux autorités locales, en charge de 100 localités et 200 000 habitants, à développer des plan de préparation pour améliorer les capacités de réponse en cas de violences.

Rôle et responsabilités principales

1. Fundraising
1.1 Analyse contextuelle
a) Analyser la situation socio-économique du pays, les tendances (des bailleurs), les besoins et les manques ;
b) Réaliser régulièrement une analyse des parties prenantes, notamment : qui, fait quoi où (3W) ;
1.2 Relations Externes
a) Entretenir des relations de travail actives et régulières avec les bailleurs ;
b) Maintenir des relations de travail actives et régulières avec les autres ONG, les agences onusiennes, les groupes
de travail, Alliance2015, les consortiums/associations et les cercles de recherche
c) S’assurer de la mise en place et mettre à jour régulièrement un répertoire des bailleurs, des ONG internationales
et nationales, des autres partenaires et parties prenantes ;
d) Contribuer au reporting auprès des autorités nationales et locales selon les exigences de l’enregistrement d’ACTED
et le statut légal dans le pays.
e) En l’absence de coordinateurs techniques, représenter ACTED dans les clusters clés et les réunions des groupes
de travail ;
1.3 Fundraising et développement de propositions
a) Identifier des opportunités de financement ;
b) Contribuer au repérage de potentiels partenaires pertinents internationaux et/ou locaux (partenaires du secteur
privé, ONGs nationales et internationales, think tanks, milieu de la recherche, etc…) pour les inclure dans les
propositions.
c) Faire la liaison avec l’équipe AME pour contribuer aux termes de référence des enquêtes à conduire pour le
développement des propositions et s’assurer de de leur prise en compte dans le cadre logique (en particulier la
formulation des objectifs SMART) ;
d) Contribuer au développement des documents de fundraising (Manifestations d’intérêts, notes conceptuelles,
propositions) en ligne avec la stratégie pays d’ACTED et les exigences des bailleurs et en collaboration étroite avec
le département des subventions et de la finance du siège ;
e) Faire le lien avec les Coordinateurs de zone, les Responsables projets et les Coordinateurs techniques pour
s’assurer que les propositions sont pertinentes et techniquement solides ;
f) Intégrer les enseignements retirés des projets précédents (leçons apprises et meilleures pratiques) dans les
nouvelles propositions ;
g) Impliquer l’équipe FLATS dans l’élaboration de documents de fundraising, particulièrement financiers pour le
budget et la logistique en cas de règles d’achats spécifiques des bailleurs.
1.4. Suivi de la contractualisation
a) Contribuer à la transmission en temps opportuns des commentaires des bailleurs sur les propositions en liaison
avec les équipes pertinentes dans le pays et les départements Grant Management et Finances du HQ d’ACTED.
b) Lire rigoureusement tous les contrats avant signature, demander les conseils des départements du Grant
Management et de la Finance du HQ d’ACTED quand nécessaire.
2. Grant Management
2.1. Suivi des contrats
a) S’assurer que les obligations contractuelles (notamment les exigences de visibilité) et les délais de reporting sont
connus et intégrés par l’équipe programme, AME et FLATS.
b) Quand en réunion un problème est identifié par rapport aux livrables attendus dans un délai et un budget donnés,
informer le staff pays compétent et demander l’avis du département programme du HQ sur les éventuelles solutions
qui seraient en ligne avec les règles des bailleurs.
2.2. Reporting
c) Participer et faire les comptes-rendus des réunions de lancement et de clôture pour chaque projet ;
d) Rédiger des rapports narratifs de qualité, retraçant les avancées et les étapes des projets de façon professionnelle,
transparente et dans les délais, en lien avec l’unité grant management et Finance du siège d’ACTED, ce qui
contribuera in fine à une arrivée régulière de trésorerie.
e) Travailler en relation étroite avec les équipes AME pour intégrer les données AME (notamment les données sur
les apports, les process, les livrables, les résultats et les indicateurs d’impact, les leçons apprises et les meilleures
pratiques) dans les rapports et les revues des rapports M&E de l’unité AME.
f) Faire la liaison avec les équipes FLATS lors de la préparation des rapports, en particulier avec la Finance pour
garantir la plus grande cohérence entre les rapports narratifs et financiers, en vérifiant la correspondance des
données.
g) Contribuer à la mise à jour mensuelle des Rapports de Suivi (RFU) et garantir une communication fluide et régulière
avec le Grant Management du siège d’ACTED ;
h) S’assurer qu’il est répondu aux demandes ad hoc des bailleurs en lien avec le directeur pays, les équipes
programme et support
2.3. Suivi des partenariats
a) Faire le lien avec les partenaires de la région pour développer et signer des accords de financements pertinents
en étroite coordination avec l’unité grant management et finance du HQ d’ACTED.
b) S’assurer que les partenaires font un reporting de qualité et dans les délais à ACTED en ligne avec les exigences
des contrats de financement
3. Management et Coordination interne
3.1. Gestion du staff (s’il y a)
a) Gérer les Stagiaires développement de Projets et/ou les Assistants Développement de Projets s’il y a, suivre
l’évolution du plan de travail et les activités au jour le jour ;
b) Former le Stagiaire Développement de Projets et/ou l’Assistant Développement de Projets dans le but de renforcer
leurs compétences techniques.
3.2. Coordination et Communication interne
a) Faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations de la base, vers la zone, la capitale,
et même jusqu’aux bureaux région et le siège en prenant les minutes des différentes réunions de Coordination
d’ACTED ;
3.3. Archivage
a) Classer correctement les documents contractuels de projets à la fois électroniquement et papier
b) Mettre à jour régulièrement le centre des ressources du bureau avec les ressources externes et internes
appropriées et pertinentes.
4. Communication Externe
a) Contribuer à la stratégie de communication externe d’ACTED en alimentant régulièrement le département
Communication du siège d’ACTED avec les actualités informelles sur l’avancée des projets, les flashs d’information,
des photos, des articles sur les avancées des projets et/ou des événements spécifiques pour les outils de
communication d’ACTED, notamment mais pas seulement : la newsletter ACTED, le site internet et le rapport annuel.
b) S’assurer que les publications, les outils de visibilité sont réalisés et actualisés dans la communication pays,
accessibles et diffusés aux équipes d’ACTED ainsi que la capitalisation d’images et d’articles sur la mission.

Qualifications et compétences requises

  • Master Level education in a relevant field such as International Relations or Development
  • Project management experience (management, planning, staff development and training skills) in development programs
  • 2-5 years previous work experience in a relevant position
  • Proven capabilities in leadership and management required
  • Excellent skills in written and spoken English
  • Strong negotiation and interpersonal skills, and flexibility in cultural and organizational terms
  • Ability to work well and punctually under pressure

Conditions

  • Salaire défini par la grille des salaires ACTED en fonction du niveau d’études, de l’expertise, du niveau de sécurité et du niveau d’expérience
  • Living allowance de 300 USD
  • Logement et nourriture pris en charge par ACTED : logement en guesthouse ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
  • Billets d’avion aller-retour et Visa pris en charge par ACTED
  • Sécurité sociale, mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED

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