Acted
Depuis trente ans, l’ONG internationale Acted œuvre sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire pour sauver des vies. Acted soutient actuellement 20 millions de personnes dans 43 pays pour répondre à leurs besoins dans des zones difficiles d’accès, et poursuit un triple mandat humanitaire, environnemental et d’acteur du développement. Acted s’appuie sur une connaissance fine des territoires et des contextes locaux pour développer et mettre en œuvre des actions sur le long terme, avec un large éventail de partenaires locaux et internationaux, afin de construire ensemble un monde “3ZÉRO” : Zéro Exclusion, Zéro Carbone, Zéro Pauvreté
ACTED France (HQ)
Le siège d’Acted s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale. Aujourd’hui le siège est composé de 110 personnes dans les départements RH, Finance, Programmes, Audit, Sécurité, Logistique & Systèmes et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 42 Directions Pays. Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’Acted, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.
Rôle et responsabilités principales
Intégré au département logistique, l’unité Achats/Supply Chain apporte un soutien opérationnel aux 42 pays d’intervention d’Acted en répondant aux besoins spécifiques ne pouvant être achetés sur place ainsi qu’aux départements fonctionnels du siège.
Dans le cadre des 6 mois de stage, le/la stagiaire pourra développer ses connaissances sur la logistique humanitaire en se familiarisant avec les procédures Acted ainsi que celles des bailleurs de fonds, en découvrant les missions terrain et les activités d’Acted à travers le monde. Le/la stagiaire sera exposé à l’ensemble des personnes ayant besoin d’un soutien logistique autant pour la réalisation d’achats dans le domaine de l’informatique, de l’eau et l’assainissement, etc. que pour des prestations de consultances ou encore la conclusion d’accord cadres clefs pour l’organisation.
Ce stage permet d’envisager un déploiement sur le terrain avec des connaissances solides sur le métier, c’est donc une porte d’entrée très professionnalisante dans le domaine de la logistique humanitaire.
Les achats réalisés au siège d’Acted comprennent trois grandes typologies de commandes :
- Les achats commandés par les pays d’intervention d’Acted pour des besoins spécifiques ne pouvant être achetés sur place (achats pays)
- Les achats commandés par des personnes en poste au siège pour leurs activités siège (achats HQ)
- Les achats commandés par les départements du siège à portée régionale ou mondiale pour les pays d’intervention d’Acted (achats monde)
Le/la Stagiaire Supply Chain Achats assiste le/la Chargé/e d’Achat Siège dans l’exécution de ces achats.
Principales Responsabilités
1. Enregistrement des Bons de commande
Le/la Stagiaire Supply Chain Achats assure l’enregistrement des bons de commande reçus sous format papier ou électronique de la part des demandeurs dans le suivi de commande, suivi des contrats cadres et CFU :
- Vérification de la validité des informations figurant sur le bon de commande (en lien avec les plans d’achat et les possibilités d’achat sur la base des précédentes commandes ou des spécificités techniques requises)
- Retours éventuels aux demandeurs pour correction au besoin sous la supervision du/de la Chargé/e d’Achat siège
- Mise à jour du suivi de commande, suivi des contrats cadres et/ou CFU une fois le Bon de commande validé
- Accusé de réception au demandeur
- Classement du Bon de commande sur le serveur / en version papier
2. Enregistrement des Bons de commande et rédaction des documents d’achat
- Pour les scenarios A, B, C, le/la Stagiaire assure le lancement des demandes de devis auprès des prestataires sous la supervision du/de la Chargé/e d’Achat Senior siège et en utilisant la base de données fournisseurs siège. En cas d’absence de fournisseur pré-existant dans cette base, le/la Stagiaire propose des devis alternatifs correspondant aux éléments du Bon de commande.
- Il/elle assure le classement des devis sur le serveur / en format papier pour mise en parapheur.
- Il/elle rédige le Mémo d’achat, l’Ordre d’achat, et le Contrat lorsque cela est requis d’après les procédures Acted et soumet à la revue du/de Chargé/e d’Achat Siège.
- Une fois revus, il/elle assure le lien avec les demandeurs pour signature du Mémo d’achat (et éventuellement Contrats) et garantit que les dossiers papier (ou exceptionnellement en ligne) sont soumis à signature (Chargé/e d’Achats, Directrice Logistique et Directrice Finance selon la table de signature autorisées).
- Il/elle s’assure ensuite de renvoyer les documents signés auprès des fournisseurs et de collecter la signature de ces derniers. Le classement et le suivi de commande, le suivi des contrats cadres et/ou CFU sont mis à jour en continu sur cette base.
- Il/elle informe les demandeurs du statut de leur commande régulièrement.
- Il/elle alimente la base de données fournisseurs régulièrement et participe aux vérifications ponctuelles de celle-ci.
- Il/elle prépare les mails informant des prestations clefs pour Acted siège ou monde pour revue par le/la Chargé/e d’Achats HQ.
3. Suivi des livraisons par les fournisseurs et mise au paiement
- Le/la Stagiaire Achats assure le suivi de la livraison par les fournisseurs, y compris en les relançant par mail ou téléphone selon les besoins. Il informe les demandeurs des retards significatifs éventuels et alerte le/la Chargé/e d’Achats au besoin.
- Il/elle assure la vérification quantitative et qualitative des commandes au siège et prépare les Bons de réception ou Certificats de fin de services/travaux pour validation par le/la Chargé/e d’Achats et les signataires autorisés selon la table de signature.
- Il/elle assure la collecte des factures de la part des fournisseurs et la préparation des dossiers pour paiement qu’il/elle soumet au/à la Chargé/e d’Achats pour revue/validation.
- Il/elle contribue au pointage des dépenses réalisées sur CB en fin de mois.
- Le suivi de commande, le suivi des contrats cadres et le CFU sont mis à jour en continu.
4. Gestion du stock et des livraisons aux demandeurs
- Le/la Stagiaire Achats assure la gestion des stocks au siège et la mise à jour du DEL-03
- Il/elle fait le lien avec le Hub pour expédition de la marchandise par passagers ou de la livraison externalisée vers les missions d’Acted.
- Il/elle s’assure que les matériels sont remis promptement aux demandeurs et il/elle collecte les Bons de réception finaux des missions pour classement et mise à jour du suivi de commande, sous la supervision du/de la Chargé/e d’Achats.
- Il/elle alerte promptement le/la Chargé/e d’Achats de tout retard ou blocage éventuel et fait part de ses propositions de solution.
- Il/elle contribue aux demandes de documentation par les équipes Transparence et Conformité au besoin et sous la supervision du/de la Chargé/e d’Achats.
5. Autres
- Le/la Stagiaire participe ponctuellement à la rédaction, à l’ouverture et à la préparation des documents d’appel d’offre à des fins de formation.
- Il/elle intègre également la formation des autres stagiaires du département logistique en vue d’un déploiement terrain ultérieur si le stage est concluant.
- Il/elle participe à l’ensemble des tâches requises sous la supervision du/de la Chargé/e d’Achats comme les analyses de performance, la rédaction de SOP, de rapports, etc.
