CDD | 6 mois | Août 2022

ACTED

Créée en 1993, ACTED est une organisation non gouvernementale internationale. Elle poursuit un double mandat de réponses d’urgence et de développement et intervient dans 40 pays profondément affectés par des conflits, catastrophes naturelles et/ou vulnérabilités socio-économiques. 7000 employés nationaux et 400 employés internationaux collaborent et permettent à ACTED de mettre en œuvre 500 projets par an avec des activités atteignant plus de 20 millions de bénéficiaires dans des zones difficiles d’accès.

ACTED intervient sur le dernier kilomètre de l’humanitaire en adoptant une approche allant au-delà de la réponse immédiate, afin de développer des opportunités de développement durable. Guidée par sa devise « Penser local, Agir global » ainsi que sa stratégie 3 Zéros (Zéro Exclusion, Zéro Carbone et Zéro Pauvreté), ACTED met les territoires au centre de son action et développe des activités adaptées aux besoins des bénéficiaires.

ACTED Irak

Depuis 2003, ACTED travaille en Irak afin d’apporter un soutien humanitaire aux populations vulnérables avec une réponse multisectorielle en réponse à la crise des réfugiés syriens et aux défis des déplacements massifs de populations à travers le pays. Depuis la crise régionale syrienne en 2013 et le début de la des déplacements de masse en Irak en 2014, ACTED s’est affirmée comme l’un des principaux intervenants de première ligne, fournissant une assistance immédiate d’urgence et des solutions à long terme qui associent secours, réhabilitation et développement.

Rôle et responsabilités principales

1.Gestion de la chaine d’achats

Achats – S’assurer que tout besoin soit satisfait en accord avec le chronogramme défini, les standards de qualité requis, et le scénario d’achats approprié :

  • Pour tout achat, garantir la conformité de la sélection et de la documentation correspondante avec les guides techniques d’achats d’ACTED et des bailleurs ;
  • Construire un repérage des fournisseurs potentiels dans le pays et dans la région, et maintenir une base de données en conséquence ;
  • Coordonner le cycle d’achats dans le pays avec toutes les parties prenantes (programme, finance, coordination, fournisseurs etc.) depuis la planification jusqu’à la signature des contrats et la livraison finale ;
  • Le responsable logistique pays senior est en particulier l’organisateur des sessions du comité d’achats ;
  • S’assurer de la disponibilité permanente des biens courants, des services, tels que l’essence, les fournitures de bureau, les moyens de transports etc. en particulier via le cadre de travail contractuel ;
  • Gérer la traçabilité et la concordance entre les commandes, les contrats et livraisons, et les mettre en lien avec les disponibilités financières pour éviter et résoudre les problèmes ;

Stocks et livraisons – Assurer le réseau de stockage et les critères de gestion des stocks adaptés au pays :

  • Repérer les entrepôts/espaces de stockage basés sur les besoins du pays ;
  • Garantir que les moyens de transports des biens sont sécurisés et répondent aux besoins ;
  • Coordonner et suivre les livraisons et faire le lien avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes ;
  • Donner une information régulière aux équipes sur le niveau des stocks et les délais de livraison ;
  • Effectuer périodiquement les inventaires, les dédouanements et les enquêtes sur les écarts de stocks ;

2.Gestion logistique transversale 

Flotte et moyens de transport – Déployer des moyens de transport efficaces dans le pays :

  • Anticiper les besoins de véhicules et faire le lien avec le directeur pays (adjoint) et le responsable finance pays pour prévoir les budgets en conséquence ;
  • Maintenir de façon efficiente un planning mensuel, hebdomadaire, quotidien et des outils de suivi des mouvements ;
  • Identifier des compagnies extérieures de transports fiables ;
  • Contrôler et optimiser les coûts de la flotte ;
  • Coordonner un cadre de travail de maintenance efficace dans le pays (en termes d’opérations mais également en termes de coûts) ;
  • S’assurer que les demandes administratives sont en accord avec les services douaniers et toute autre autorité locale lors des transports de biens ou d’équipes ;
  • Organiser régulièrement des formations et des sessions de recyclage pour les conducteurs ;

Carburant – Gérer l’approvisionnement en carburant à travers le pays :

  • Anticiper et atténuer les risques d’approvisionnement en carburant en incluant les exigences de qualité ;

Equipements – Déployer un plan efficace d’attribution et de maintenance des équipements dans le pays :

  • Anticiper les besoins en équipements en lien avec le directeur pays (adjoint) et le responsable finance pays pour prévoir les budgets en conséquence ;
  • Maintenir un inventaire à jour des équipements, incluant un étiquetage approprié ;
  • Enquêter et documenter toute perte ou détérioration ;
  • Organiser des inventaires aléatoires des équipements pour vérifier la fiabilité des suivis mensuels et prendre les mesures correctives nécessaires ;
  • Gérer des plans de maintenance des équipements, contrôler et optimiser les coûts associés ;
  • Organiser des formations et des sessions de recyclage régulières pour l’équipe (usage correct des ordinateurs, des radios, des installations, des générateurs etc.) ;
  • Gérer les dons d’équipements, l’obsolescente et les remplacements en accord avec les réglementations internes et externes ;

Locaux – Assurer des conditions de travail et de logements appropriées à l’équipe dans chaque local, en permanence, par une démarche globale efficace de services et de maintenance :

  • Identifier et installer les locaux (bureaux, habitations, entrepôts) en se référant à des critères géographiques, opérationnels, sécuritaires et financiers en lien étroit avec le directeur pays et le responsable finance pays ;
  • Coordonner mensuellement les inventaires des autres marchandises ;
  • S’assurer que les recommandations de sureté et de sécurité sont appliquées dans les locaux ;

Communication et gestion informatique et téléphonique – Développer un plan IT efficace dans le pays fondé sur les critères globaux d’ACTED :

  • Anticiper les besoins de communication et IT et faire le lien avec le directeur pays (adjoint) et le responsable finances pays pour prévoir les budgets en conséquence ;
  • Contrôles et optimiser les coûts IT et de communication ;
  • S’assurer que les demandes administratives sont remplies en direction des autorités locales pour les moyens de communication utilisés ;
  • S’assurer d’une sauvegarde mensuelle des données (serveurs, données locales, emails etc.) ;
  • Garantir que les standards de sécurité IT sont appliqués et piloter la gestion de crise dans le pays en lien étroit avec le siège si nécessaire ;
  • Organiser régulièrement des formations et des sessions de recyclage pour le staff IT ;

3.Transparence et conformité

  • S’assurer que le manuel logistique d’ACTED est appliqué dans le pays et que les demandes spécifiques des bailleurs pour la logistique et les achats sont respectées ;
  • Imposer une stratégie de tolérance zéro en matière de corruption et s’assurer de l’adhésion au code de conduite et à la politique anti-fraude d’ACTED ;
  • Coordonner les rapports logistiques TITANIC à un rythme mensuel et vérifier la pertinence et la fiabilité des données déclarées ;
  • Organiser un planning sur 6 mois pour les visites de terrain avec des ToRs précis, incluant des contrôles ad hoc et des rapports écrits suivant chaque visite ;
  • Organiser pour le staff des formations et des recyclages logistiques réguliers sur les procédures ACTED, les leçons apprises, des FAQ etc…via des groupes de travail ou des visites de terrain ;
  • Capitaliser les leçons tirées de l’expérience dans des mémos, des modules de formation etc. pour améliorer en permanence la conformité logistique dans le pays ;
  • Suivre et mettre à jour des rapports d’audits internes et externes pour la logistique ;
  • Garantir une production de documents logistiques précis et à jour en lien avec les autres départements FLAT (Finance Logistique Administration Transparence) ;

4.Direction

  • Mettre à jour l’organigramme du département logistique en fonction du développement de la mission ;
  • Planifier et réaliser les évaluations et les recrutements du staff logistique ;
  • Former et consolider les compétences de l’équipe logistique du pays ;
  • Identifier les potentiels et contribuer à la stratégie de mobilité interne ;
  • Toujours promouvoir activement des articulations fortes et structurées avec toutes les équipes pour toutes les opérations logistiques (en particulier les équipes programme et finance) ;
  • Gérer le développement des relations partenariales sur les aspects logistiques tels que les achats, la gestion du stock et des équipements, les rapports logistiques, en particulier s’assurer d’une relecture exhaustive et dans les délais de la documentation logistique IPs ;
  • Représenter ACTED dans les réseaux pertinents de logistique et de communication, en construisant activement des relations partenariales pertinentes (clusters logistiques etc.) ;
  • Participer activement aux réunions de coordination au niveau du pays en en donnant des informations sur les progrès et sur les risques ;
  • Contribuer aux propositions pour les bailleurs, à l’élaboration des budgets et des rapports ;
  • Contribuer à l’élaboration d’une réponse d’urgence et aux efforts de planification des éventualités pour satisfaire les besoins en approvisionnement et en logistique ainsi qu’à leur mise en œuvre ;

Qualifications et compétences requises

  • Au moins 1 ou 2 ans d’expérience en gestion logistique, supply chain management ou équivalent ;
  • Capacité à former, mobiliser et gérer une équipe ;
  • Flexibilité et capacité à travailler sous pression et de manière polyvalente ;
  • Autonomie, leadership, organisation ;
  • Une expérience à l’étranger serait un atout ;

Conditions

  • Salaire défini par la grille des salaires ACTED en fonction du niveau d’études, de l’expertise, du niveau de sécurité et du niveau d’expérience : entre 1900 et 2100€ net mensuel (avant impôts sur le revenu)
  • Indemnité mensuelle de frais de vie 300$
  • Logement en guesthouse et nourriture pris en charge par ACTED
  • Sécurité sociale, mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED
  • Transport vers la mission et billet retour totalement pris en charge tous les 6 mois (vers l’adresse spécifiée sur le contrat de travail)
  • Frais de visa pris en charge par ACTED
  • R&R tous les 3 mois (billet d’avion pris en charge jusqu’à 500$ + indemnité supplémentaire de 200$)
  • Une semaine de préparation au départ comprenant 3jours de formation sécurité en immersion
  • Possibilité d’avoir un appel de 30minutes avec un.e consultant.e en fiscalité
  • Soutien psychologique (rendez-vous avec un.e professionnel.le)

Rejoignez-nous

Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) par mail (jobs@acted.org) ou ci-dessous, sous référence : CLO/IRQ

Veuillez noter qu'ACTED ne demande des frais à aucun stade du processus de recrutement.
Candidatez

    1 Je souhaite recevoir la lettre d’information d’ACTED, et être tenu au courant des nouvelles opportunités d’emplois et d’engagement proposées par ACTED.