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job offer

CAR : Chargé de finance – Bangui

Reference : CFO/RCA

Department: Finance

Contract: Fixed term

Country: CAR

City: Bangui

Starting date: ASAP

Background on ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.
ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.
Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.
ACTED met en œuvre plus de 490 projets par an auprès de 11 millions de bénéficiaires dans 35 pays, pour un budget de 190 millions d’euros (en 2015). Nos équipes sont composées de 300 employés internationaux et 4300 staff nationaux.

Country profile

ACTED a entamé son intervention en République centrafricaine en décembre 2007. L’Agence est en 2015 un des acteurs principaux de la réponse à la crise que connait le pays depuis 2013, avec une approche intégrée, multisectorielle, pensée sur le long terme, et liant les programmes d’urgence, de réhabilitation et de développement.
En 2015, ACTED en RCA est active dans trois régions : le Nord-Ouest, le Sud-Est et Bangui ; l’organisation a des bureaux de terrain à Bozoum, Bocaranga, Bossangoa, Bambari, Bangassou, Zémio et Bangui. La coordination nationale est à Bangui.

Position profile

1. Préparation du budget et vérification des contrats

a. Sur demande du CFM, préparer les budgets en recueillant les informations des départements concernés pour consolider les budgets des propositions de projets en ligne avec les besoins du projet/mission et les contraintes des bailleurs ; proposer un programme adapté et des budgets d’appui comprenant les plans d’investissement de la mission en lien étroit avec la coordination pays. S’assurer de la faisabilité financière des projets, en respectant les règles et les délais d’ACTED et des bailleurs.

b. Quand un nouveau contrat d’un bailleur est reçu, préparer une fiche sur le contrat clarifiant toutes les règles financières applicables pour validation du CFM (éligibilité, flexibilité, etc…) en lien avec le plan MIAOUH

c. Avant la signature d’un accord entre ACTED et un partenaire de mise en oeuvre :

Soutenir le processus de consolidation du cadre d’évaluation des Due Diligence IP

Soutenir le CFM dans la préparation du MoU (en lien avec le plan MIAOUH)

2. Mise en place et suivi des outils financiers

2.1 Consolidation et révision mensuelles des TITANIC

a. Flux comptables (le 15 de chaque mois et sur demande) : aider à la révision et au processus de consolidation de PRATIC

1. Vérifier que les espèces et les équilibres bancaires dans SAGA correspondent au livre de comptes, aux relevés bancaires et aux espèces réellement dans le coffre. En cas de différence, identifier les raisons de cet écart et le corriger.

2. S’assurer que les flux sont bien identifiés et référencés.

3. Vérifier les taux d’avances et de prêts ouverts et évaluer le risque pour ACTED s’il existe.

4. Recouper les tableaux des taux de changes Infoeuro avec SAGA.

5. Analyser les gains ou pertes de taux de change, effectuer des études bancaires sur demande du CFM pour optimiser les opérations de change.

6. S’assurer que les informations financières des formulaires de sortie des employés quittant l’organisation correspondent aux données comptables (SAGA) et que les avances sont clôturées au moins 5 jours avant le départ de l’employé de l’organisation.

b. Analyse des coûts (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande)

1. Mettre à jour les outils de suivi des frais de fonctionnement et effectuer des études de marchés sur demande du CFM.

2. Mettre à jour les tableaux d’allocation (mensuellement et en cas de signature de nouveau contrat)

3. Mettre à jour les outils de suivi ACT et suggérer de potentielles re-allocations au CFM.

4. Sur demande, présenter une analyse des couts de la mission au CFM et CD pour aider au processus de prise de décision.

c. Allocations (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande)

1. Faire le suivi des allocations des ressources d’ACTED par projet à l’échelle du pays.

2. Sur demande, présenter un memo sur les allocations des ressources de la mission au CFM.

d. Contrôle du budget et de la structure de financement (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande)

1. Mettre à jour mensuellement les BFU, CFU, DFU et les communiquer au CFM pour validation.

2. Fournir une analyse des ressources d’ACTED pouvant être subventionnées avec de nouvelles propositions.

3. Identifier les lacunes et risques pour les financements

e. Préparation du paiement des salaires des staffs (entre le 25 et le 30 de chaque mois)

S’assurer de la cohérence entre les données financières, le tableau de suivi des employés, les tableaux d’allocations des employés et SAGA. Informer le CFM de tout écart.

2.2 Préparation et soutien du reporting financier

a. Le 5 de chaque mois, contrôler que les informations financières des bases sont exactes, complètes et soumises à temps pour les clôtures mensuelles et annuelles.

b. S’assurer de la préparation des rapports financiers pour les bailleurs, recouper les tableaux d’allocation avec les rapports financiers et mettre à jour les tableaux d’allocation en fonction, si besoin.

c. Planifier, consolider, élaborer et vérifier avec le Département Développement de projets les rapports financiers quand c’est demandé (ad hoc, intermédiaires et finaux) en respectant les délais contractuels et les règles telles que la flexibilité, l’éligibilité et les périodes de liquidation etc…

d. Suivre les paiements des bailleurs et les clôtures de projet financier (liquidation du contrat)

e. Assurer la vérification et le contrôle de la documentation et des rapports financiers des partenaires.

f. Pour chaque rapport de partenaire reçu, vérifier la documentation papier et sa cohérence avec le registre comptable, vérifier l’attribution des dépenses

g. Vérifier que les dépenses des partenaires sont correctement enregistrées dans SAGA.

3. Participation au processus de clôture comptable semestrielle et annuelle

a. Sous la supervision du CFM, aider à la préparation des clôtures V1 (PRATIC: Mise à jour et enregistrement des avances, transferts, changes, contrôle des versements locaux) pour garantir que les flux sont clôturés en temps voulu

b. Sous la supervision du CFM, contribuer à la préparation des clôtures V2 (ATROCE: rapports finaux, contrôle des allocations SAGA, re-allocations, versements des donateurs et suivi de trésorerie, révision ACT) pour assurer un gel en douceur des comptes.

4. Formation et renforcement des compétences

a. Assurer la formation du staff finance capitale et base sur les procédures et outils FLAT d’ACTED.

b. Apporter un soutien aux équipes Finances et Administration dans la maîtrise des documents financiers, logiciel de comptabilité SAGA :

Contribuer au renforcement de l’efficience globale des équipes

Faire des formations de gestion financière aux partenaires locaux

Qualifications

- Msc en Management, business
- Expérience en finance / compta
- Capacité à prendre des responsabilités  et à gérer le stress
- Excellent qualités de communication, inclus d’excellentes qualités rédactionnelles en français

Conditions

Salaire defini en fonction de la grille des salaires ACTED
Living allowance mensuelle
Logement en Guest House et nourriture pris en charge par ACTED
Billets d’avion pris en charge par ACTED
Sécurité sociale, Mutuelle et rapatriement pris en charge par ACTED

Submission of applications

Envoyez votre candidature (CV + lettre de motivation + références) à jobs@acted.org avec pour objet
Ref: CFO/RCA

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